Une présentation PowerPoint est un document créé avec le logiciel Microsoft PowerPoint et qui se présente sous la forme d’un ensemble de diapositives. Très utilisé dans le monde professionnel, ce document est un véritable outil de communication. Avec une présentation PowerPoint, vous pouvez présenter efficacement un projet à de potentiels partenaires, présenter vos produits à vos clients ou prospects ou animer une réunion entre collaborateurs. Mais pour que cet outil de communication soit efficace, il est indispensable de bien le réaliser. Découvrez ici nos conseils pour réussir vos présentations PowerPoint.
Décidez d’une structure et d’un objectif clairs pour votre présentation
Une présentation PowerPoint est un outil de communication très efficace. Très prisé dans le monde professionnel, cet outil vous permet de faire passer un message de façon brève en soulignant les points les plus importants de la présentation. Vous pouvez utiliser cet outil pour :
- présenter un discours d’ouverture d’une conférence,
- présenter un projet à de potentiels partenaires,
- présenter des résultats d’une étude spécifique,
- animer une réunion entre collaborateurs,
- former les employés.
Pour que votre présentation PowerPoint soit efficace, vous devez bien la réaliser. Une présentation PowerPoint de bonne qualité vous permet de capter l’attention de votre auditoire et de transmettre efficacement votre message. Pour réaliser un document PowerPoint de bonne qualité, la première chose à faire est de définir l’objectif de la présentation. La définition de l’objectif de votre présentation vous permet de sélectionner correctement les informations clés que vous devez partager avec votre auditoire. Si vous ne définissez pas correctement le but de votre présentation, vous risquez de vous perdre dans le développement de vos idées.
L’objectif d’une présentation PowerPoint peut par exemple être d’informer ou de convaincre son auditoire sur un sujet spécifique. Pour présenter les meilleures informations et rendre votre intervention intéressante, vous devez vous documenter correctement. Une bonne documentation vous permet de maîtriser votre sujet et d’atteindre facilement votre objectif.
Après avoir défini l’objectif de votre présentation et sélectionné les informations importantes à présenter, vous devez ensuite structurer correctement le document. Ce dernier doit suivre un plan spécifique pour vous permettre de présenter les informations importantes dans un ordre cohérent. Pour réaliser le plan de votre document PowerPoint, utilisez des titres accrocheurs pour captiver l’attention de votre audience. Un titre accrocheur est court, clair et précis. Le plan de votre présentation doit tourner autour de votre objectif de départ.
Veillez à choisir le bon format pour votre présentation PowerPoint
Un format de fichier désigne la nature d’un document informatique et permet d’identifier le logiciel nécessaire à sa lecture. Pour enregistrer votre document PowerPoint, vous avez le choix entre 7 principaux formats. Le format pptx est le format de fichier par défaut dans le logiciel Microsoft PowerPoint version 2007 ou ultérieure. Les documents enregistrés sous ce format sont très compacts. Vous pouvez les envoyer facilement par mail ou sur les réseaux.
Le format ppt est l’extension la plus ancienne du logiciel PowerPoint. Très utilisé pour les présentations PowerPoint, ce format vous donne plus de liberté dans la création et la présentation de votre document. Les formats pptm, potm, pot, ppsx et ppsm sont également intégrés au logiciel Microsoft PowerPoint. Le choix du format de votre présentation PowerPoint est un point très important lors de la création du document. Choisissez le format de fichier qui correspond le plus à votre document et à l’utilisation que vous voulez en faire.
Par ailleurs, après avoir enregistré votre document sous l’un des formats du logiciel Microsoft PowerPoint, il est nécessaire de le convertir. Votre audience peut avoir besoin d’une copie de votre présentation afin de conserver les informations qu’elle contient. Or, pour ouvrir un fichier PowerPoint, il faut nécessairement avoir la version du logiciel Microsoft PowerPoint adaptée au document. Pour permettre à votre audience d’accéder facilement à votre document, vous pouvez le convertir dans un format plus populaire comme PDF.
Pour convertir votre présentation PowerPoint, utilisez un convertisseur en ligne pour gagner du temps. Un convertisseur en ligne est un site spécialisé dans la conversion des fichiers numériques. En plus de convertir les documents dans les différents formats possibles, ces convertisseurs peuvent transformer les formats des vidéos, des images et des fichiers audio. Pour convertir votre présentation PowerPoint avec un convertisseur en ligne, il suffit de :
- télécharger le document sur la plateforme,
- sélectionner le format souhaité pour la conversion,
- valider la conversion.
Une fois le document converti, vous pouvez le télécharger directement. En général, l’utilisation des convertisseurs en ligne fiables est payante. L’abonnement mensuel pour une utilisation illimitée de ces outils coûte en moyenne 47 euros.
Intégrez des images et des vidéos dans votre présentation PowerPoint
Une présentation PowerPoint n’est pas qu’un ensemble de textes ou de mots. Pour rendre ce document intéressant, il faut intégrer des éléments visuels comme les images ou les vidéos. Dans votre document PowerPoint, vous pouvez par exemple intégrer une image du logo de votre entreprise. Vous pouvez utiliser d’autres images qui cadrent avec le sujet de votre présentation pour enrichir le document.
Pour rendre ces images plus impactantes, affichez-les en pleine page sur les diapositives. Si vous voulez convaincre de potentiels partenaires ou clients lors d’un événement d’entreprise, insérez dans votre présentation une petite vidéo qui fait le point des forces de votre société ou de vos produits.
Ces différents éléments visuels rendent les présentations plus captivantes. Ils permettront à votre public de mieux comprendre votre discours. L’utilisation des images, des vidéos et d’autres supports visuels dans une présentation PowerPoint peut aussi vous aider à créer une émotion au sein de votre audience. Les éléments visuels à intégrer dans votre document PowerPoint doivent être de bonne qualité. Des images floues ou des vidéos de mauvaise qualité peuvent dévaloriser votre présentation. Elles peuvent complètement déconnecter votre auditoire de votre discours.
Veillez à séparer un texte dense par des éléments visuels
Lors des réunions, des conférences et autres évènements professionnels, on assiste souvent à des présentations PowerPoint mal réalisées avec des diapositives surchargées. Ce type de présentations est ennuyeux. Même si vous êtes un grand orateur, votre audience aura du mal à vous suivre si vous présentez des diapositives surchargées.
Pour faire passer votre message de manière fluide, séparez les textes avec des éléments visuels. Une belle image ou une courte vidéo peut vous aider à faire une petite pause dans la présentation des textes. Pour apporter un plus à votre présentation, n’hésitez pas à intégrer un ou deux GIF dans le document.
En plus de séparer les textes denses avec des éléments visuels, il faut les réduire. Pour réduire la quantité de textes dans votre présentation PowerPoint, utilisez des infographies. Une infographie est un ensemble d’images, de diagrammes et de textes brefs. Elle permet de rendre les présentations plus captivantes et plus percutantes. Avec des infographies, vous pouvez transmettre une grande quantité d’informations à votre audience sur une seule diapositive sans la surcharger.
Utilisez la règle du 6×6 sur vos diapositives
Pour éviter de surcharger vos diapositives avec des textes, nous vous conseillons d’utiliser la règle du 6×6. Cette règle consiste à n’inclure que 6 puces par diapositive et 6 mots par puce. En appliquant cette règle, vos diapositives seront plus aérées et plus agréables à suivre.
Un autre point important pour une présentation PowerPoint réussie est la lisibilité des diapositives. Si vous présentez des diapositives illisibles, personne ne pourra suivre votre discours. Pour rendre vos textes lisibles, utilisez une taille de police adaptée. Pour les titres, vous pouvez par exemple utiliser une police de 24 points minimum. En ce qui concerne le corps de texte, une police de 18 points est idéale. Si vous voulez présenter votre document dans une grande salle, évitez d’utiliser une taille de police inférieure à 28 points.
Utilisez des animations pour attirer l’attention sur les points importants de votre présentation
Pour faire une présentation PowerPoint de bonne qualité, utilisez des animations. Ces dernières désignent l’ensemble des effets du logiciel PowerPoint qui mettent en mouvement les textes, les images, les graphiques et les autres objets présents sur les diapositives. Elles assurent principalement la transition entre les diapositives.
L’ajout d’animations dans votre présentation PowerPoint vous permet d’attirer l’attention de votre audience. Les différents effets d’animations intégrés au logiciel sont très attrayants. Ceci dit, évitez d’abuser de ces effets pour ne pas distraire votre public. Une seule animation par diapositive suffit largement pour créer une présentation PowerPoint interactive et captivante.
Entraînez-vous correctement avant de faire votre présentation
La qualité d’une présentation PowerPoint ne dépend pas uniquement de son contenu. Elle dépend également du discours du présentateur. Même si vous réalisez un document de qualité irréprochable, si vous ne le présentez pas correctement, vous risquez de décevoir votre auditoire.
Pour réussir votre présentation, entraînez-vous correctement avant le jour J. Dès que votre document PowerPoint est prêt, relisez-le plusieurs fois afin de détecter les moindres fautes et de maîtriser son contenu. Entraînez-vous seul dans votre bureau en présentant le document sans trop lire son contenu. N’hésitez pas à vous filmer pour détecter les défauts de comportement lors de votre présentation.
Dès que vous maîtrisez suffisamment le contenu du document, faites votre présentation devant une ou deux personnes pour mieux vous préparer à votre public. Chronométrez la durée de vos présentations afin de prévoir le temps nécessaire pour présenter chaque diapositive. N’oubliez pas de tenir compte des commentaires des personnes qui ont suivi votre présentation pour vous améliorer.