De nos jours, les répondeurs téléphoniques ont quasiment disparu de notre quotidien. En effet, lorsqu’on souhaite contacter un ami et qu’il ne répond pas au téléphone, on préfère en général lui envoyer un message à l’écrit via une application de messagerie. Toutefois, dans un contexte professionnel, la donne n’est pas la même. Car si vous appelez le siège d’une entreprise, vous vous attendez à être pris en charge même s’il n’y a personne au bout du fil ! Dans cet article, nous allons ainsi vous donner quelques conseils pour que votre répondeur téléphonique d’entreprise soit plus professionnel.
Respecter certaines règles de base
Si la plupart des répondeurs téléphoniques d’entreprise se ressemblent, cela ne traduit pas uniquement une volonté de s’en tenir à certains codes. Il y a plutôt une recherche d’efficacité puisqu’un répondeur direct ne doit pas être trop long tout en contenant les informations essentielles. Voici selon nous quelques règles indispensables à avoir à l’esprit :
- Débuter toujours le répondeur par une expression de politesse à l’instar de “Bonjour” ou encore “Bienvenue chez…”.
- Indiquer très tôt le nom de votre entreprise en articulant distinctement. C’est en effet nécessaire pour que votre interlocuteur ait l’assurance qu’il a bien composé le bon numéro.
- Préciser pourquoi vous êtes indisponible au moment auquel l’appel a lieu. Cela peut être une fermeture exceptionnelle, une plage située en dehors des horaires d’ouverture…
- Informer le client sur les moments propices pour vous contacter par téléphone en n’oubliant pas de lui transmettre d’autres méthodes de contact (mail par exemple).
- Finir avec une formule de politesse comme au début telle que “En vous souhaitant une bonne journée !”.
Inclure une musique reflétant votre ADN
On peut dire que la musique des répondeurs téléphoniques n’a pas un but purement fonctionnel, mais qu’elles font partie des codes du format. Sans elle, le message véhiculé pourrait paraître plus froid. Dites-vous que le client venant de passer l’appel est forcément un peu déçu de tomber sur le répondeur : essayez donc au moins de rendre l’expérience la moins désagréable possible !
Rappelons qu’il ne s’agit pas ici d’une musique d’attente téléphonique, c’est pourquoi vous n’êtes pas obligé d’utiliser des morceaux classiques. Il faut par contre qu’elle s’accorde avec la voix du répondeur, c’est pourquoi elle se doit de rester discrète. N’hésitez pas à effectuer plusieurs tests pour être certain que le résultat final est à la hauteur !
Consulter une agence marketing spécialisée
Enfin, comme le répondeur téléphonique constitue une forme de communication avec les clients, il repose aussi sur des principes marketing. Si vous souhaitez que la personne au bout du fil reste jusqu’à la fin, il est ainsi possible d’utiliser des techniques de rétention. Pas besoin de trop en faire cela dit, gardez en tête qu’il faut rester professionnel en toutes circonstances.
Comme l’exercice est loin d’être évident, nous vous recommandons de consulter une agence marketing spécialisée dans le domaine. Vous serez alors certain que votre répondeur téléphonique est bien optimisé et qu’il répondra aux attentes de la majorité de vos clients. Ce qui, en fin de compte, devrait être bénéfique pour votre croissance !